○新潟県国民健康保険団体連合会文書取扱規則
昭和55年10月14日
制定
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、新潟県国民健康保険団体連合会事務局における文書事務の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 回議 起案文書を起案者の直属系統の上司に回付し、その承認を求めることをいう。
(2) 合議 決裁を受けようとする事案に関係を有する他の課及び室の長(以下「課室長」という。)へ当該起案文書を回付し、その同意を得ることをいう。
(3) 供覧 収受文書のうち、起案を必要とせず単に閲覧によって完結する文書又は処理の手続きについて上司の指示を受ける必要があると認められる文書について、上司の閲覧に供することをいう。
(文書取扱主任)
第3条 課及び室(以下「課室」という。)にその所掌事務に係る文書を円滑に処理するため文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任には、課室の課室長補佐(課室長補佐を複数名置く場合は事務局長が指定する課室長補佐、課室長補佐を置かない場合は事務局長が所属職員のうちから指定する者)をあて、欠けたときは、課室に勤務する職員のうちから事務局長が指定する。
3 文書取扱主任は、課室長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書その他郵便物等の収受及び配布に関すること。
(2) 法令の調査及び規約、規則等の調整に関すること。
(3) 文書処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の整理保存に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか文書の取扱に関すること。
(発送文書の差出名)
第4条 発送文書は、すべて理事長名又は連合会名を用いなければならない。
2 前項の文書で軽易なもの、又はその権限に属するものについては、事務局長名を用いることができる。
(文書の記号及び番号)
第5条 発送文書の記号には「新国保連」を用い、所属課の第1文字を加えるものとする。ただし、機密に関するものについては、記号の下に「秘」の字を加えるものとする。
2 文書の番号は、毎年4月に起し同一事件の往復には、完結するまで同一番号を用いなければならない。
第2章 事務処理
(事務処理の基準)
第6条 本会の事務は、原則として文書又は電子決裁(電子的な方法により回議し、合議し、及び決裁を得、又は供覧することをいう。以下同じ。)の方法により所属の長を経て決裁責任者の決裁を受けなければ執行することができない。
2 事務処理に当っては、事務の合理化を旨とし、迅速かつ適確に行うとともに、最少の経費で最大の効果を挙げるようにしなければならない。
3 この規則により難い事由が発生したときは、理事長の決するところによる。
(決裁の手続)
第7条 文書は、原則として、順次に係の上席者を経て決裁責任者の決裁を受けなければならない。
第3章 文書の処理
(文書の取扱)
第8条 文書は課室長以上の命令又は承認がなければ他人に示し、又は写を与えてはならない。
(文書の収受等)
第9条 到着した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は総務課において収受し、直ちに次の各号により処理しなければならない。
(1) 秘密及び親展文書は封のまま親展文書収受配布簿(様式第1号)に登録し、その封皮に収受日付印を押し、受信者あてに配布のうえ受領印を徴さなければならない。
(2) 普通文書は直ちに開封し、文書収受(発送)簿(様式第2号)に登録し、文書の余白に収受日付印を押し、番号を記入し事務局長が閲覧のうえ、主管課室長に配布しなければならない。ただし、次の文書は文書収受簿に登録する手続きを省略し、単に収受日付印を押し、配布することができる。
ア 諸報告書又は届書に類する文書
イ 諸印刷物又は送り状に類する文書
ウ 符せん照会に対する回答書
エ 軽易な照会文書
オ その他軽易と認められる文書
(3) 通貨、金券、有価証券又は物品等は金品受付配布簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配布し、受領印を徴さなければならない。
(4) 電報は、電報収受配布簿(様式第4号)に登録し、あて名の者に配布し、受領印を徴さなければならない。
(電磁的記録の取扱い)
第10条 第9条の規定にかかわらず、文書が電磁的記録である場合は、文書収受簿への登録は電子決裁に代えることができる。
(文書処理の責任者)
第11条 課室長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除く他分担に従い直ちにこれを担当の係長に配布しなければならない。
(担当者の任務)
第12条 担当の係長が文書の配布を受けたときは、すみやかにこれを処理しなければならない。ただし、5日以内に処理することができないものは事由を付して主管課室長の承認を受けなければならない。
(重要異例文書の処理)
第13条 配布を受けた文書のうち、重要又は異例のものについては、あらかじめ主管課室長の指示を受けて処理しなければならない。
2 事務局長の命により、一時処理を保留する文書には、その旨符せんをして保管しなければならない。
(文書の立案)
第15条 事案の処理は、起案用紙(様式第6号)又は電子決裁の方法により処理案を作成し、主管課室長の決裁を受けなければならない。
2 回議案は字体を明りょうにし、文体を簡明にし、重要又は異例の事件についてはその旨、経過の概要又は関係法令、その他参考となる事項を付記し、関係文書を添えなければならない。
3 回議案に重要な訂正をしたときは、その個所に訂正印を押さなければならない。
4 回議案には重要、例規、秘密、親展、至急、電報、書留、速達、はがき、有価証券添付、内容証明等特別の取扱いを要する事項を上部欄外に朱記しなければならない。
5 回議案のうち、重要、異例又は秘密に属するものについては、主務者が自ら持ちまわり、決裁を受けなければならない。
(合議)
第16条 主務者が立案したときは、関係者に合議しなければならない。
2 立案したものについて意見を異にするときは、協議し、なお決しないときは、主管課室長の指示を受けなければならない。
3 決裁によって立案したものの主旨に変更をきたし、又は廃案となったときは、これを関係者に回示しなければならない。
(完結及び未完結文書の処理)
第17条 原議書は、課室の文書取扱主任において決裁年月日を記入又は付番し、主務者に回付しなければならない。
2 各課室長は毎月1回以上未完結文書(処理中又は未着手の文書をいう。以下同じ。)を調べ、適宜の処置をとらなければならない。
3 原議書中発送を要するものは、主務者において浄書及び校合し、取扱者が認印しなければならない。
(公印の押印)
第18条 文書は次に掲げるものを除き、公印を省略するものとする。
(1) 法令等の規定により公印を押すこととされている文書
(2) 本会又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書
(3) 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要がある文書
(4) その他公印を押すべき特別の事情があるもの
(文書の発送)
第19条 文書及び物品は総務課において次の各号により発送しなければならない。
(1) 原議書に、書留、速達、至急、親展、秘密、添付物等の記号のあるものは封皮にその記号を朱記しなければならない。
(2) 文書を発送するときは、文書収受(発送)簿(様式第2号)にその要旨を記載し、発送番号及び年月日を記入しなければならない。なお、文書が電磁的記録である場合は、文書収受簿への登録は電子決裁に代えることができる。
(3) 機密に関する文書は、親展文書発送簿(様式第7号)により取扱うものとする。
(4) 通信回線を利用して発送することのできる文書は、軽易なもので、公印の押印を省略することができる文書とする。
2 発送文書は、即日処理しなければならない。ただし、即日処理し難いもの、又は浄書日数を要するものは主管課室長に連絡し相当の延期をすることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、軽易なものは主管課室長の許可により、電話等の簡易な方法で処理することができる。
(発送原議の返付)
第20条 文書の発送を終えたときは、原議書に発送の番号及び年月日を記入のうえ取扱者が認印し、主務者に返付しなければならない。
(完結文書)
第21条 完結文書は1年(会計関係は会計年度以下同じ。)ごとに整理し、その欄外に完結印を押し、編さん書目及び保存類別を記載して総務課に引き継がなければならない。ただし、各課で保存する必要がある場合はこの限りでない。
第4章 公文例
(令達の種類)
第22条 本会の令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 規約 国民健康保険法(昭和33年法律第192号)の規定により定めるもの
(2) 規則 国民健康保険法令及び規約の規定により定めるもの
(3) 規程 規則の規定により定めるもの及び事務について規定するもの
(4) 通達 所属職員に対し指揮命令するもの
第5章 文書の整理
(文書の整理保管)
第23条 文書は常に一定の場所に整理保管し、重要なものは、非常災害時に際していつでも持ち出せるよう、あらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意するとともに主務者が不在の場合でも、処理経過のわかるように、その所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
2 電磁的記録により作成された文書で、前条の規定の例によることが困難であると認められるときは、電磁的記録のまま、整理保管することができる。
(文書の持出し等の禁止)
第24条 文書は他人に示し、内容を告げ、若しくはその写を与え、又は事務所外に持出してはならない。ただし、やむを得ない理由により主管課室長の許可があったときはこの限りでない。
(未完結文書の整理)
第25条 文書取扱主任は、必要に応じ、未完結文書を調査し、主管課室長と連絡し、その整理につとめなければならない。
第6章 文書の保存
(文書の保存)
第26条 文書は総務課において第27条に定める類別により1年ごとに編さん保存しなければならない。
2 保存年限の計算は、その事件の完結した翌年(翌会計年度)から起算する。
3 文書の簿冊には、巻首に目次を付し、件名を明記しなければならない。
4 総務課に文書保存台帳(様式第8号)を備え付け、保存文書の編さん項目、保存類別及び冊数等を登録しておかなければならない。
5 電磁的記録により作成された文書で、前項の規定の例によることが困難であると認められるときは、電磁的記録のまま、整理保管することができる。
(保存類別)
第27条 文書の保存類別は、次のとおりとする。
第1類 永久保存
1 規約規則の原本
2 県の諸令達及び将来の例規となるべき通達
3 各種台帳の類
4 決算書、その他歳入、歳出に関する重要な文書
5 理事会、総会に関する書類中特に重要なもの(会議録、事業報告、財産目録等)
6 表彰に関する書類
7 職員の履歴書
8 会史編さんの参考となる書類及び図書
9 特殊な処分又は事務の創設、若しくは改廃に関する文書
10 診療報酬、老人医療、公費負担医療、乳児、老人(県老)、重度心身障害者、県親、子どもの医療費審査支払事務委託書類及び介護給付費、公費負担医療等に関する報酬等審査支払事務委託書類
11 審査委員会委員及び介護給付費審査委員会委員委嘱関係書類
12 柔道整復施術協定書及び委任状
13 その他、永久保存の必要があると認められる文書
第2類 10年保存
1 職員の進退、身分に関する書類
2 理事長の事務引継書
3 予算書
4 新潟県国民健康保険団体連合会財務規則第9条第1項に定める帳簿及び証拠書類(ただし、保存年数の起算日は、当該年度決算に係る法人税確定申告提出期限の日の翌日とする。)
5 その他10年間保存の必要があると認められる文書
第3類 5年保存
1 物品の出納に関する書類
2 債権、債務に関する書類
3 その他5年間保存の必要があると認められる文書
第4類 3年保存
1 統計報告、その他諸表の調整材料に供した書類
2 出勤簿、出張命令簿等の類
3 文書の収受発送に関する諸帳簿
4 高額療養費受領委任状
5 その他3年間保存の必要があると認められる文書
第5類 1年保存
1 職員の勤務に関する願、届書等
2 一時の処弁に属する往復文書、報告書の類
3 原簿又は台帳に記入が終った願、届書類
4 軽易なもので前各号に属さない文書
2 診療報酬等審査支払業務関係及び介護給付費等審査支払業務関係の諸帳票等の種別については、別に定める。
(保存文書の取扱い)
第28条 文書は常に一定の場所に整理保存し、重要なものは非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備し、主務者が不在の場合でも処理経過のわかるよう常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(保存年限経過後の措置)
第29条 保存年限を経過した文書は、総務課長がこれを点検し、主管課室長に合議の上、事務局長の決裁を得て廃棄する。
第7章 補則
(他に定める規定)
第30条 この規則に定めるもののほか、診療報酬審査支払事務処理については、新潟県国民健康保険団体連合会診療報酬審査支払規則(昭和47年12月1日制定)、介護給付費審査支払事務処理については、新潟県国民健康保険団体連合会介護給付費等審査支払規則(平成12年3月30日制定)の定めるところによる。
(委任規定)
第31条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関して必要な事項は規程をもって定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則
この規則は、公布の日から施行し、昭和58年2月1日から適用する。
附則
この規則は、平成3年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成12年4月1日から施行する。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和5年8月1日から施行する。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
